こんにちは、ｼﾌﾞｴｯｸｽです。

みなさん、新年度が始まっていかがお過ごしでしょうか？新たなスタートと気合いが入っている方、もー疲れてやる気も失せた方、いろいろいると思います。

今回は、今の仕事内容を見直す上で必要な考え方を取り上げてみました。上手くいってない人はそもそも間違った事に努力をしている可能性がありますので、少しでもご参考になればと。

仕事を頑張ってはいけない理由

毎朝、出勤してTODOリストとにらめっこをしてませんか？また、朝からもうやることがルーチンかされていて、それを終わすと次の仕事が待っています。部下や顧客からの電話や連絡事項など。

気付くと１日の予定が決まってなかったのにバタバタ忙しくなっていて夜を迎えていた。

なんて事はありませんか？

頑張ってはいけないという意味を簡単に言いますと、サボるべきです。

なにを言ってるんだと思いますか？

頑張らないといけない状態から抜け出さないといけないのです。

努力ベースではなく費用対効果で考えて、いかにして現在の状況を好転させる為への業務にリソース(人、物、金、情報、時間)を使っていかない事には今を繰り返すだけなのです。

努力を否定する訳ではありませんが、頑張りすぎて頑張っている自分に満足をしている方をよく見ます。

努力も能力です。その能力の使い方を間違えれば、非効率でより多くの力を使わざるおえないでしょう。

頑張らないでというより、頑張らない為にはどうすれば良いかを学んでいく必要性があるという事です。

 

『何をやるか』ではなく『何を終わすか』

自分で計画を立ててプロジェクトに取り組むにあたり、何を重視しますか？

何をするかではなく、何を完結させるかを考える為には結果を重視するでしょう。ですが、その過程には、業務を簡素化するヒントや効率化に繋がるポイントがあるでしょう。

仕事に取り組む上で意識しなければいけないのは、業務を始めるのではなく完結させる事です。

もう出来る作業や急いでやらなければならない作業って簡単ですよね。ですが、売上管理や人材育成、クレーム処理など業務レベルが複雑になると面倒に感じませんか？

つまり、目先の簡単な業務って取り組みやすいのです。そこばかりやっていれば、楽ということです。

別な言い方をすると、楽な業務というのはいつもやっている作業なのです。ということは、頻繁にやる可能性は高いでしょう。

まぁ仕事が減らない原因はここにあります。

だからこそ『終わす』事を意識しないと、今やっている業務は計画を立てようが、優先順位を見直ししたとしても終わりません。

常に何を終わすかを意識し考えていきましょう。

計画をすることから始めてみよう

仕事は常に増えていくのが当たり前という事をお話ししましたが、何から手をつけて良いのか分からなくなりませんか？

優先順位をつけるのも簡単ではありませんよね。役職や立場によって変わる事もあります。

私がそのような時にやっているのは、まずは自分がやるべき業務と抱えている作業を洗い出します。

洗い出したら、その作業は自分がほんとにやる必要(理由)があるのか、を考えます。

仕事をあたえるポイントにも繋がりますが、人はやる理由や動機がなければ行動しません。希望や理想に向かってだけでは進めないのです。

そして、計画の立て方を学びましょう。

料理をイメージしていただければ分かりやすいかと思います。事前に調味料から素材、調理器具まで揃っているから美味しい料理が完成するのです。やり方を真似れば誰にでも限りなく近い味が出せるのではないでしょうか。

また、計画を作る前にレシピという目標を決める作業が必要になります。

その為のタスクリストです。計画の準備となるでしょう。ここからがスタートラインなのです。

タスクリストの作り方とは

タスクリスト、TODOリストなどややこしく思ってしまう方の為にも少し解説しておきます。

タスクリストとは、旅行の日程表だと思って下さい。何時にここを見学し、次に昼飯を食べ、今度はここで手作りカップヌードルを作って、最後にあの有名なホテルへ宿泊、みたいな感じです。

日程表には、いついつまでにという予定があります。

TODOリストとは、タスクを細分化した内容です。期限までに完了させる為にはなにをしたら良いかという事です。

例えば、ブログを始めよう！と決めたら、いつまでに開設するかを決めます。

その為には、サーバー、ドメイン、メールアドレスが必要になってきますね。(もっと他にありますが、簡単にという事で。)

それぞれいつまでに契約をするというタスクが出来ました。

では、サーバーを今日調べてみて決定しよう、というのが『TODOリスト』という流れです。

お気づきかと思いますが、常に逆算していくのです。

そして、タスクを大枠で考え、TODOリストまで考えを落とし込む必要があります。

まとめ

いくら仕事を頑張ったとしても、それが必ずしも成果となる訳ではありません。

常に何を終えるのかを考えていかないと、優先順位も定まりません。その上で、１日の計画から１週間の計画へシフトしていく能力を身につけていきましょう。

そして、目標達成のスピード、正確性、指導において計画を立てる準備の重要性を理解し、日々の業務に生かしていただければと思います。