こんにちは！ｼﾌﾞｴｯｸｽです。

新入社員、人事異動など人が入れ替わる時期になりましたね。また、新年度に向けて新しいことをしようと考えているマネージャーも多いのではないでしょうか。

今回のテーマは『仕組みの構築』という所なのですが、仕組みを作るに辺りおさえるべきポイントがあります。

そこをやらないと、余計に仕事が大変になるという悲惨な状況をうみますので、正しい手順で仕組み化を図っていきましょう。

仕組みを作る前にやるべき事とは

業務とは誰がやっても同じ結果が出るようにしなければいけません。人は指示の受け取り方やスピードなど、個別化されているものです。

だからこそ会社内で業務を円滑に進める為に、業務マニュアルが作られています。

もちろんマニュアルを作成する為に、オペレーションを実行し、業務の改善が繰り返された結果でしょう。

マニュアルを作成するには、その業種のコンプライアンス(法令遵守)の知識と業務を効率化する流れが重要です。

そして業務を順序立てて、新人のスタッフでも理解できるところまで考え抜かなければ指導の段階でつまずきます。

結局はマニュアルが人を教えるのではなく、マニュアルを使った人が指導していくという当たり前の事を、育成マニュアルが悪いとかの不満を抱く方がいますが、それは間違っています。

なので、ここで私が言いたいのは、新人の方が教える事ができるくらいの指導ツールを念頭に置いた育成プランを考えて欲しいのです。

業務を標準化する事も必要になります。なぜなら、業務を勘違いや間違えている時の発見が分かりやすく、対処も早くなります。

仕組みを作る目的

業務は効率化する必要性もあります。作業を実行する上で無理はないか、無駄な作業を止める事、仕事量にムラは出ていないかの確認等、把握しなければなりません。

俗に『ムリ・ムラ・ムダ』と言われておりますが、まさにその通りに判断するべきですね。

上手く行かない事だから、『ムリ・ムダ・ムラ』が起こるので、根性や努力で解決しないようにしましょう。

根性や努力ではほとんど解決しません。むしろ解決してしまうと代償として不満が上がってくるでしょう。ですので業務内容の改善を図らなければいけません。

どのように改善していくのか、という段階から仕組み作っていくのがベストでしょう。

仕組み化の目的としては、主に２つです。

１つ目は業務を簡素化し、効率化して、人に左右されない体制を作る事。

２つ目は顧客に最高のサービスを提供する為の事業のサービス力を向上させる事

本質的にはこの２つになります。

していけない仕組みの作り方

仕組み化を図る際、とても時間がかかります。もちろん時間をかければ、良い業務体制が整う訳ではありません。

ここで少し発想を変えます。

悪い仕組みを作らなければ、良い仕組みに繋がっていくでしょう。

能力に依存している事

私は新人の社員が入社した時に、業務の流れをまとめた紙を１枚渡します。経験者、未経験者であろうと同じです。

誰が見ても理解でき、行動まで落とし込める事が重要なのです。

視覚的な情報が少ない事

進捗の結果が見えないと管理をするのが難しくなります。また業務を行う側としても、モチベーションを保てるかどうかの基準になる場合もあります。

必要な情報の見える化は重要な課題です。

単に作業しか教えない事

全ての業務において主体性を持たせる為には、当人へ興味を持たせる事も必要になります。覚える理由などの背景を作業とセットにして教育していく事が必要になります。

そうする事で、応用力も自然と身に付いていきます。

確認体制が考えられていない事

ここが１番の課題ではないでしょうか。業務の流れを作るのだから、後はルーチンワークで終わるので良いのでしょうか。もしそれで上手くいくなら…このブログも読んでいないかと思います。

PDCAで例えるならC(検証)A(改善)でしょう。

先程述べました『標準化』もその１つになります。

むしろ確認体制１つが出来ていないだけで、その仕組みは上手くいきません。なので、期限をもうけるのか、どの段階で報告をもらうのかなど業務の途中や完了での連絡をもらうようにして下さい。

やらせっぱなし＝管理できていない、という事です。

まとめ

時流が変われば環境が変わるのは当たり前の事です。適応する為には、原理と原則の理解が必要になります。

仕組みの原理

水車で例えるなら、水はかならず高い所から低い所へ流れ、一定の量、速度で回転する事。

つまり、業務の１つ１つの作業に関連性があり、１番から２番、２番から３番と効率化されている事。

仕組みでの原則

水車で例えるなら、水の流れる力を利用して、揚水、製糸などの作業できる事。

つまり、誰でも出来るルーチン化された作業の事。

最後に

途中でお伝えしました応用力ですが、ここを育てていく必要もあります。

いかに仕組みをしっかりと作って、なぜやるのかということを理解しても応用できるかどうかは残念ながら個性に片寄ってしまうでしょう。

ですから、さらに私はイレギュラー対応一覧というのを作ったり質問したりしてます。

ご参考までに。