こんにちは。ｼﾌﾞｴｯｸｽです。

ビジネスではしばしば、プロジェクトを立ち上げることがあります。

「商品開発をする」「Webサイトを作る」「広告を始める」「パンフレットを作成する」「イベントをやる」など、様々なプロジェクトがあります。

しかし、問題なのは管理職であるマネージャーは、プロジェクトマネジメントの素人であることです。

だから、立ち上げたプロジェクトはたち消えたり、成果が上がらなかったり、トラブルになります。

今回は、プロジェクトマネジメントのコツをお伝えします。

『プロジェクト』と聞いて身構えてしまったそこの貴方、大丈夫です。

この記事を読むと、１人では出来ない組織の改善や目標達成に向けたプロジェクトの進捗管理など細かにご説明します。

おまけに自分の業務の見直す良い機会になりますよ。

それでは始めます。

プロジェクトとは

そもそもプロジェクトとはなにを指すのでしょうか？

プロジェクトの定義とは

「独自の成果物、またはサービスを創出するための期限のある活動」です。

つまりプロジェクトとは目標があり、それに向けた行動のことです。

そこには様々な取引先や部署、スタッフが関係し、それぞれ担当する業務があります。

そしてプロジェクトには、いつまでにこれを達成するという終りがあります。

期限が決められている限定業務とも言えます。

プロジェクトの特徴

プロジェクト活動には以下の特徴があります。

• 明確に定義された目標
• 必ず開始時点と終了時点がある
• 永続的でない一時的な組織が担当する
• 1人のリーダー（プロジェクトマネージャー）と複数のメンバーから構成される
• 目的達成のための予算が与えられる
• いくつかの工程から成り立つ
• ライフサイクルの各段階で必要資源が変化する
• 予期できない事態が発生することがある
• 後工程ほど変更・修正の困難度が増す

プロジェクト活動とは、日常業務とは違います。

例えば、ルーチン化された業務には終わりはなく、一時的な要素もありません。

そもそも活動の目的が違いますよね。

プロジェクトマネジメント活動が成功する条件

プロジェクトの意味と特徴を理解すると、プロジェクトを成功させるにはどのような活動が必要になるか理解出来ます。

プロジェクトを成功させる為には

• 期限を明確に決める事
• 事前に予算を決め、その金額内で行う事
• 期待レベル(目標)の技術成果を出す事
• 現在持っている資源を有効活用する事
• 顧客が満足する状態で完了する事

という条件があります。

これらの条件を曖昧にしてしまうと、プロジェクトそのものの方向性がずれてしまい期待通りの結果を得ることは難しくなります。

プロジェクトマネジメントに含まれる活動

では、プロジェクトマネジメントするということどのような活動が含まれるか説明します。

• 企画立案
• プロジェクトを進める上でのリスク測定
• 利用できる資源の見積り
• 作業の系統化
• 必要な人的・物的資源の確保
• 費用の見積り
• チームメンバーへの作業の割り振り
• 進捗管理の計画性
• 目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持する進行
• 達成した結果の分析及びフィードバック

プロジェクトマネジメントの進め方とは

プロジェクトマネジメントでは計画 (Plan)、実行 (Do)、チェック/評価 (Check)、改善/是正(Act)という管理サイクル（PDCAサイクル）が常に稼動している必要があります。
また開始時には立ち上げプロセスが、終了時には報告書をまとめるプロセスが必要になります。
順を追って説明します。

立上げプロセス

• プロジェクト存在の認識
• プロジェクトが達成すべき事柄の認識

これらはなぜそのプロジェクトをやる必要があるのか、何を解決したいのか、などメンバーと共有する必要があります。

ここのステップでチームの基盤が作られ、こういった情報の共有から各スタッフの主体的になってくれるかのポイントになります。

• ゴールの設定

このプロジェクトが成功したらと得られる効果や未来を設定するという事です。

先を見せるというのは、プロジェクトマネージャの重要な仕事です。

• 利害関係者の期待の明確化

プロジェクトを行うという事はリソース(人員、予算、時間)を割くことになります。

なので、利害関係者(例えば社長、上司)の期待をプロジェクトの成功と合致させる必要があります。

• プロジェクトメンバーの選定

プロジェクトとは先程もお伝えした通り、様々なメンバーが関わります。

そのメンバーの長所短所を理解し、業務を任せられるメンバーが必要になります。

計画プロセス

• バランスを考慮したプロジェクトスコープの詳細化

作業量のバランス、範囲を明確にしなければ、マネジメントする上で無理が生じてしまいます。

• 作業のリストアップ

必要となる作業をリストアップし見える化を図ることで、業務量を把握する事が出来ます。

• 作業の順序付け

作業のリストアップが終われば、あとはそれを並び替えをする必要があります。

料理で言うと、材料が揃っても炒める順番とかがめちゃくちゃだと美味しいご飯は作れませんね。

• スケジューリングと予算

プロジェクトは大抵３ヶ月以上かかる事が多いと思います。

なので計画をしっかり立てないと行き当たりばったりになり、プロジェクトは必ず失敗します。

また、予算をスケジュール工程に落とし込むことで、さらに精度の高いプロジェクトを進める事が出来ます。

• 利害関係者からの承認の獲得

スケジューリングと予算が見える化したら、利害関係者への報告・相談し承認を得ましょう。

『プレゼンテーション』をする事ですね。

実行プロセス

ここまで来たら、あとは計画に沿って行動するだけです。

先程もお伝えしましたが、計画性なくしてプロジェクト成功はあり得ません。

が、どんなに計画を練っても予期せぬ事態が起こるのもプロジェクトの特徴と言えるでしょう。

• チームの統率

チームで行動していくので、この時点である種の組織化されているといって良いでしょう。

統率するにあたってプロジェクトマネージャがリードしていきます。

• メンバーとの面接

メンバーとのコミュニケーションを図り、互いにコンセンサスを取り合いましょう。

チームとして同じ方向性に向かって行く上で、協力体制は重要です。

• 利害関係者とのコミュニケーション

利害関係者ともコンセンサスを取り合う必要があります。

進捗報告を合わせて行う事で、良いアドバイスが貰えるかもしれません。

• 問題を解決する闘争心

プロジェクトには何が何でも成功させるぞという気持ちは重要です。

ここは精神論になりますが、この気持ちはどこから来るのでしょうか？

そうです、だからプロジェクトをやる理由があり、そこに問題意識を持ち、プロジェクトが達成した後の成果物を理解しているからこそ主体性が生まれるのです。

• 必要な資源（金・人・物・情報・時間）の確保

事前に計画を立てていても、まだ安心は出来ません。

ここでは上がってくる様々なタスクの作業において、必要になる資源(金・人・物・情報・時間)を事前に集めておきましょう。

監視・コントロール・プロセス

チェックと是正をまとめて監視プロセスと言います。

この段階では、すでにプロジェクトは動いております。

動いているプロジェクトの注意点を把握しておきましょう。

• 計画のずれを把握し、 計画の修正活動

プロジェクトに計画のずれはつきものです。

中間報告の体制まで事前に決めておく事で、計画の進捗の変化に対応することが容易になります。

• 利害関係者からの変化項目の受理と評価

これは実際、良くある事です。

上長へ中間報告した際、『こんな感じにしたほうがいいんじゃない？こんなシステム導入できないかな？』

などです。正直、困りますがこれも実は多いことです。

• 必要に応じたスケジュール変更

プロジェクトを計画する上で、必ず余裕を持たせたスケジュールにしておいて下さい。

予期せぬ事態に備えておくこともプロジェクトマネージャの仕事の１つと言えます。

むしろ私は遅れるのを前提としてプロジェクトを発足させています。

• 必要に応じた資源量の変更調整

計画が変更になるという事は、関係各署にも様々な変更が及びます。

なので、必要に応じて資源の変化に柔軟に対応できるように客観的な判断をしていきましょう。

終結プロセス

ここまでお読み頂きありがとうございます。

お疲れ様でした、これが最後のプロセスになります。１番重要になるところです。

• プロジェクト実施結果と成果物の確認

プロジェクト企画を立てた流れとプロダクトを確認して、違いがないかを確認します。

確認作業のステージなので、当初の方向性と振り返りながら進めましょう。

• 作業の終了とチームの解散

プロダクトに問題がなければ終了となるので、チームの解散をします。

最初に書いた通り、プロジェクトはその課題解決において一時的なチームなのでプロジェクトが終われば、解散するのは不思議なことではありません。

• プロジェクト経験から得た教訓のまとめ

プロジェクトチームの企画、運営はとてつもない財産になります。

次のプロジェクトを発足する上でフィードバックをしておく事で教訓になります。

• プロジェクトプロセスの結果の反省

プロセスの見直しも上記と同様に行いましょう。

次回のプロジェクトを行う上で、さらに効果的かつ効率的なプロセスを組む為にもこの反省は必要になります。

• 最終報告書の作成

書面におこすことで、プロジェクトの見える化を図る事ができるので、その成果を各担当と共有をしましょう。

さらに報告書を上長に提出し、フィードバックを得るまでがプロジェクト運営になります。

客観的な意見をもらえるかもしれませんのでとても参考になりますよ。

プロジェクトの進め方の参考事例

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？

プロジェクトを発足する上でポイントやプロセスを理解する必要性は分かりましたか？

意外ですが、みなさんも普段やられている仕事もプロジェクトと似た所があるかと思います。

必要なポイントを部分的に使うことも出来るので、普段の業務と合わせて自身の業務の見直しにもお役に立てていただければ幸いです。

スーパーなサラリーマンになりましょう。

ではまた。